Reuniones de negocios a distancia.

Las videoconferencias

El uso de la videoconferencia está tomando cada vez más auge en el mundo de los negocios. La reducción en los costes de las comunicaciones y en los costes de los equipos ha potenciado este uso.

Las reuniones a larga distancia a través de videoconferencia evitan desplazamientos largos y costosos, comprobando, con el paso del tiempo, que su eficacia es muy alta, y muy similar a las reuniones presenciales. Las nuevas herramientas informáticas, tanto de hardware como de software facilitan la interactuación de todos los participantes.

Pero no por ser una reunión virtual deben perderse ciertas formas y reglas a tener en cuenta en cualquier otro tipo de reunión presencial.

1. Hay que elegir un sitio adecuado para que el participante pueda ser visto y escuchado de forma correcta. Hay que escoger un lugar bien iluminado y sin ruidos.

2. Todos los participantes deben presentarse al principio de la reunión.

3. Es conveniente elegir un coordinador o moderador de la reunión que pueda ir estableciendo los turnos de intervención y dando paso a cada uno de los participantes.

4. El vestuario debe ser el que se utilice habitualmente en el trabajo, no hace falta más etiqueta, pero tampoco presentarse con la ropa de andar por casa.

5. Sería bueno comprobar antes de comenzar la reunión que todas las líneas están abiertas y que todos los equipos funcionan perfectamente.

6. Si hay documentación de interés, debe ser enviada antes de comenzar la reunión para que todos los participantes la tengan en su poder.

7. De igual manera, al terminar, las conclusiones y otra información de interés debería ser enviada a cada uno de los participantes en la reunión.

8. Si tienes que ausentarte por algún motivo, no cortes la comunicación de forma brusca, discúlpate como lo harías en cualquier otra reunión presencial.

9. No permitas, salvo que sea necesario, que se incorpore gente nueva a la reunión una vez que ha comenzado.

10. Si necesitas resolver algún asunto propio o contestar una llamada importante, avisa del corte momentáneo de tu comunicación, al menos del audio, para que los participantes no escuchen tu conversación.

11. Procura no salirte del encuadre de tu cámara para que todos los participantes estén visibles durante toda la reunión.

12. Al terminar, debéis despediros tal y como lo haríais en cualquier otra reunión, dando las gracias por la participación.

Fuente: www.protocolo.org